Перевірка стану діловодства та архіву суду

22 травня 2019 року в Троїцькому районному суді Луганської області була проведена перевірка стану діловодства та архіву суду, комісією Територіального управління Державної судової адміністрації України в Луганській області, по такому плану:  

1. Стан дотримання вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 №173 (зі змінами):

1.1. оформлення реквізитів службових документів та їх відповідність вимогам ДСТУ 4163-2003, правильність складання й оформлення службових документів;

1.2. організація документообігу, оброблення і передача на відправлення вихідних документів, проходження внутрішніх  документів, обсяг документообігу;

1.3. організація функціонування автоматизованої системи судового діловодства;

1.4. порядок реєстрації документів, контролю за виконання документів;

1.5. порядок здійснення контролю голови суду за організацією роботи суду керівником апарату суду;

1.6. наявність зведеної номенклатури справ, якість підготовки.

1.7. організація роботи експертної комісії, документи, що регламентують діяльність експертної комісії. Оцінка діяльності експертної комісії.

2. Організація роботи архіву суду, дотримання Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5:

2.1. організаційно-правовий статус архіву, підпорядкованість;

2.2. планування, звітність, облік роботи суду;

2.3. забезпечення збереженості документів та справ.

3. Загальна організація роботи відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів»:

3.1. стан реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху, автоматичного розподілу судових справ, передачі судових справ для подальшого розгляду суддею;

3.2. відповідність налаштування функціональних обов’язків прав користувачів, надання та позбавлення права доступу в автоматизованій системі документообігу суду до регламентуючого документа;

3.3. наявність випадків повторного автоматичного розподілу документів;

3.4. відповідність налаштування автоматизованої системи нормам Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (зі змінами);

3.5. організація направлення копій судових рішень в електронній формі до Єдиного державного реєстру судових рішень відповідно до Закону України «Про доступ до судових рішень» та постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 №740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень».

4. організація статистичної звітності. Дотримання Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими судами судових справ і матеріалів, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 №55.
5. Забезпечення доступу до публічної інформації. Наповнення сайту суду:

5.1. організація та звітність щодо комунікаційної діяльності суду.

6. Організація роботи зі зверненнями громадян.
7. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду.